Se vi trovate a dover inviare un comunicato stampa vi consiglio di non farlo mai in pdf. Il motivo è semplice: il desk di una testata, un giornalista, chi deve mettere il vostro comunicato in una piattaforma, ha pochissimo tempo e pochissima voglia di farlo. Non è il caso di storcere il naso: a meno ché non stiate comunicando le dimissioni di un sindaco, o una retata galattica, o l’arrivo di Messi alla Bari, molto probabilmente al vostro comunicato non sarà richiesto un particolare approfondimento e per questo più semplice è l’inserimento in pagina, più opportunità ha di essere pubblicato.
In che formato inviare un comunicato stampa?
Il mio consiglio è dettato solo dall’esperienza: il testo del comunicato stampa può essere già messo nel corpo della mail, quindi allegato in formati di word o di openword, non importa. È importante garantire a chi dovrà pubblicarlo quanta più facilità di manipolazione possibile.
Manipolarlo, attenzione, non significa cambiarne il contenuto, ma semplicemente adattarlo allo stile della testata, modificarlo appena per non essere penalizzati dagli spider di Google e in ultimo, ma non per ultimo, correggere l’italiano. Arrivano in posta certi concentrati di errori che, alla fine del processo di correzione, vien voglia di scrivere una nota sul diario ai genitori di chi l’ha scritto. La correttezza non è un dettaglio, perché se il giornalista o il desk deve mettersi a correggere gli errori (e non è il comunicato che annuncia le dimissioni del sindaco, ma il commento di un consigliere comunale a una delibera) la tentazione fortissima è quella di scrivere: “Pubblichiamo il comunicato stampa integrale e invitiamo i nostri lettori a contare gli errori“. Così non è, ovviamente, per rispetto al mittente, ma quanto lavoro dietro la pubblicazione di un comunicato stampa!
Perché il pdf non è un buon formato?
Semplice: perché il copia e incolla viene difficile, sballato, bisogna riformattare tutto. Magari alcune parole saltano, bisogna rimettere margini e accenti. Una rottura di scatole infinita per un comunicato stampa la cui pubblicazione potrebbe non influire sulla sicurezza nazionale.
Il primo pensiero di chi apre un comunicato stampa in pdf è qualcosa tipo: “Ma guarda un po’ questi che hanno perso il tempo per trasformare in pdf un testo!“. Senza contare il fatto che chi lo invia in pdf magari lo fa in buona fede oppure, molto grave, lo fa perché non si fida dei giornalisti. Magari si fa perché “così se lo manipolano ho le prove della nota originale“. Questo pensiero è da stolti per due motivi semplici semplici:
- La traccia del contenuto originale è contenuta nella cartella “posta inviata” del client;
- Se non ti fidi dei giornalisti, perché mandi il comunicato?
Come si manda il comunicato stampa perfetto?
Non c’è una regola: ogni addetto stampa usa metodi diversi. L’accesso alle chat anche attraverso i browser ha fatto diventare una possibilità accettata anche Whatsapp o Telegram, ma è un po’ un metodo frettoloso, soprattutto se ci sono cose importanti da dire. La chat va bene se avete confidenza con il giornalista, altrimenti è sempre meglio una mail.
L’oggetto della mail deve contenere la notizia in pochissime parole e deve attirare l’attenzione del giornalista che, probabilmente, deve gestire decine di messaggi giornalieri.
Il comunicato va inserito nel corpo della mail, con titolo e sottotitolo, per agevolare la “scansione” del giornalista. Inserirlo nel corpo della mail è fondamentale se il vostro cliente insiste sul pdf: almeno il copia e incolla non risulterà sballato!
In allegato va il testo, possibilmente in carta intestata, soprattutto se tratta notizie di una certa rilevanza.
Come inviare le foto allegate ai comunicati stampa?
Se si invia un comunicato stampa alle testate web buona norma vorrebbe che la larghezza di una foto non debba superare il 1280 pixel di larghezza, perché foto pesanti o originali costringono a un ridimensionamento.
Se le foto sono più piccole, addirittura di 400 pixel, meglio fare a meno, perché sarebbero sgranate.
Se inviate il comunicato stampa alle testate cartacee, le foto vanno bene in originale.
Il mio consiglio è quello di caricare la foto originale su un repository e inviare il link nella mail, allegando una foto ridimensionata.
